با توسعه ی روز افزون فن آوری اطلاعات و ارتباطات و الکترونیکی شدن خدمات اداری در اغلب کشورهای جهان ، استفاده ی از کاغذ و به عبارتی ؛ کاغذ بازی در ادارات و سازمان ها به اندازه ای تقلیل یافته که تا صفر فاصله ی چندانی ندارد . امروز شهروندان این کشورها،برای انجام اموراداری خود،دیگر نیازی به مراجعه ی حضوری به ادارات ، تماس مستقیم با کارکنان و ارائه ی اسناد و مدارک متنوع و متعدد ندارند ، بلکه در خانه یا محل کار خود ، در مقابل کامپیوتر می نشینند و این امور را در فضای مجازی و با فشار دادن چند دگمه ، در کمترین زمان ممکن ، انجام می دهند .
با الکترونیکی شدن ادارات نه تنها وقت و انرژی مردم در رفت و آمدهای مکرر به ادارات تلف نمی شود ؛ بلکه از مصرف بی رویه ی سوخت ، افزایش بار ترافیکی شهرها ، آلودگی های زیست محیطی و مصرف بیش از حد کاغذ و ... جلوگیری می شود . می توان پیش بینی کرد که در آینده ای نه چندان دور اکثریت قریب باتفاق کشورهای جهان ، ادارات و سازمان های خود را به این فن آوری مجهز کنند و سیستم های سنتی را به تاریخ بسپارند .
طبق ادعای سید مجتبی علوی ؛ مشاور فرهنگی ، اجتماعی معاون اوّل رئیس جمهور و رئیس مرکز آموزش های نوین کشور ، در ششمین همایش شهروند الکترونیک در مراغه کشور ما در بین 31 کشور جهان در علم (IT)رتبه ی یکصد و بیست و یکم را دارد! و این واقعیت نشان می دهد که مسئولان ما ، تا چه حد دیر به فکر مکانیزه کردن دستگاه های اداری افتاده اند و سرعت حرکت آن ها در این زمینه تا چه اندازه کند و بطئی بوده است .
اکنون در بسیاری از ادارات ما کمترین اقدامی برای مکانیزه کردن امور ، حذف کاغذ بازی و کم کردن حجم پرونده ها انجام نگرفته و کارکنان این ادارات ، مجبورند ؛ برای دسترسی به اسناد و اطلاعات لازم به درون پرونده های قطور انباشته در قفسه ها و فایل ها سرک بکشند و با اخذ ده ها برگ مدرک ، از تصویر شاسنامه و کارت ملی گرفته تا اسناد و فرم های اداری از مراجعین ،کار آن ها را برای تهیه اینگونه مدارک ، روزها و بلکه هفته ها به تأخیر بیندازند .
در برخی از ادارات حتی مراجعین را برای تأیید یا تهیه ی اسناد و مدارک به سایر ادارات گسیل می دارند و از وجود آن ها بعنوان نامه بر یا امربر در بخش های مختلف اداره سوء استفاده می کنند .
در اینجا ریز مدارکی که یکی از سازمان های دولتی برای پرداخت هزینه ی کفن و دفن مادر متوفای یکی از پرسنل بازنشسته ، از وی درخواست نموده است ، از نظر خوانندگان و مسئولان محترم می گذرد . مدارکی که حداقل 90 درصد آن ها بطور قطع ویقین درپیشینه ی خدمتی این فرد بازنشسته موجود است و تهیه مجدد آن ها هم برای وی و هم برای سازمان ، جز اتلاف وقت و انرژی و صرف هزینه های زاید فایده ی دیگری در بر نخواهد داشت . ریز مدارک مورد بحث از قرار زیر است :
1. فتوکپی آخرین فیش حقوقی کارمند ( 2 برگ ) .
2. فتوکپی شناسنامه ی بازنشسته ، از صفحات 1,2,3 ( یک سری ).
3. فتوکپی کارت ملی بازنشسته ، همسر و سایر افراد تحت تکفل هر کدام ( 2 برگ) .
4. فتوکپی شناسنامه از صفحات 1,2,3 متوفی ( یک سری ).
5. فتوکپی کارت ملی متوفی ( 2برگ ).
6. فتوکپی صفحه ی یک دفترچه ی خدمات درمانی بازنشسته ( 2برگ) .
7. گواهی پزشکی قانونی و فتوکپی آن 2برگ ( برابر اصل شده از دادسرا ) .
8. گواهی فوت متوفی صادره از اداره ی ثبت احوال و کپی آن ( 2برگ ) .
9. فتوکپی شناسنامه از صفحات 1,2,3 افراد تحت تکفل که بعد از سال 79 فوت شده و هزینه ی تدفین دریافت کرده اند ( یک سری از هرکدام ) .
10. اصل ابطال نامه ی دفترچه ی خدمات درمانی متوفی و کپی آن ( 2 برگ ) .
با کمی دقت در فهرست فوق ملاحظه می شود که از10 فقره « در حدود 30 برگ » مدارک مورد در خواست برای پرداخت هزینه ی کفن و دفن یک متوفی ، غیر از گواهی فوت ، بقیه یا اصلاً لازم نیست و یا اگر به فرض محال لازم است ، به احتمال قریب به یقین در پیشینه ی خدمتی و بازنشستگی فرد بازنشسته موجود است . برای مثال : فتوکپی کارت ملی همسر و سایر افراد تحت تکفل فرد بازنشسته چه ربطی می تواند به پرداخت هزینه ی کفن و دفن مادربازنشسته داشته باشد ؟! و یا مگر فتوکپی شناسنامه و کارت ملی و سایر مشخصات فرد بازشسته در پیشینه ی خدمتی وی موجود نیست که از وی درخواست می شود ؟... و راستی در زمانه ای که ادارات و شهروندان اکثریت قریب به اتفاق کشورهای جهان ، الکترونیکی شده اند ، تداوم این روند در کشور ما با چه منطقی توجیه پذیر است ؟